Forretningsorden for bestyrelsen i Overlade Friskole og Børnehus

Stk. 1

Efter nyvalg af bestyrelsesmedlemmer konstituerer bestyrelsen sig med en formand næstformand og kasserer.
De tre førnævnte poster indtræder ligeledes i forretningsudvalget.
Derudover skal vælges en sekretær samt repræsentanter/ansvarshavende for:
• Forældreråd/kontakt i børnehuset
• Pedelklubben/Græsholdet
• PR
• Rengøring samt arbejdsdage
Formanden indkalder til et bestyrelsesmøde, der finder sted senest 4 uger efter valget har fundet sted.
Den ny bestyrelse konstituerer sig på det første bestyrelsesmøde i maj.

Stk. 2

Bestyrelsens arbejde ledes af formanden.
I tilfælde af formandens forfald overtager næstformanden.
Suppleanter tiltræder kun, når et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen, men må gerne deltage i bestyrelsens møder – dog uden stemmerettighed.

Stk. 3

Indkaldelse til bestyrelsesmøde sker på foranledning af formanden, som dog kan overlade
denne opgave til sekretæren.
Indkaldelsen skal være skriftlig og skal normalt være mødedeltagerne i hænde senest 8 dage inden mødet. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden.
Bestyrelsesmøderne afvikles under ledelse af formanden.
Et flertal af bestyrelsesmedlemmerne kan ved henvendelse til formanden forlange et ekstraordinært bestyrelsesmøde afholdt.

Stk. 4

Bestyrelsen har ret til at undersøge alle forhold vedrørende institutionens drift.

Stk. 5

Bestyrelsesmøder afvikles på grundlag af den udsendte dagsorden.
Ethvert bestyrelsesmedlem kan inden 14 dage forud for et bestyrelsesmøde forlange sager sat på dagsordenen.

Stk. 6

Ved de ordinære bestyrelsesmøder indgår følgende punkter på dagsordenen:
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra sidste møde
3. Kort opfølgning af punkter fra sidste møde
4. Meddelelser fra:
4.1. Formand
4.2. Leder
4.3. Forældre
4.4. Personale
5. Rapportering fra evt. netværk (referater udsendes med dagsorden)
6. Årshjulets punkter
7. Aktuelle punkter
8. Eventuelt

Stk. 7

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til
stede, dog skal enten formand eller næstformand være til stede.
Beslutninger angående sager på dagsordenen afgøres, såfremt der ikke er enighed, ved almindeligt stemmeflertal, medmindre andet fremgår af vedtægten. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Stk. 8

Lederen deltager i alle bestyrelsesmøder.
Bestyrelsen kan indkalde andre personer til at overvære en sagsbehandling, når bestyrelsen finder dette ønskeligt. Disse personer vil være omfattet af tavshedspligt og skal orienteres om dette af formanden.

Stk. 9

I sager, hvis afgørelse ikke kan udsættes til et bestyrelsesmøde, vil beslutning kunne tages af formanden på bestyrelsens vegne.
Formanden er dog forpligtet til, hvis omstændighederne gør det muligt, at drøfte sagen med forretningsudvalget pr. telefon eller via e-mail, før en formandsbeslutning træffes.
En sådan beslutning skal på det førstkommende bestyrelsesmøde forelægges bestyrelsen til information.

Stk. 10

Lederen er bemyndiget til at varetage den daglige personaleledelse. Dog skal ansættelser og afskedigelser ske i samarbejde med forretningsudvalget.

Stk. 11

Lederen underretter løbende bestyrelsen om personaleforholdene i institutionen.
Konkrete personalesager behandles som lukket punkt, hvor medarbejderrepræsentanten er inhabil og derfor ikke deltager.

Stk. 12

Ved økonomiske dispositioner kan lederen alene handle inden for den beløbsmæssige bemyndigelse, der er aftalt med bestyrelsen.
Hvert kvartal fremlægger kassereren en retvisende saldobalance for bestyrelsen.

Stk. 13

Der udfærdiges et referat af bestyrelsesmøderne. Dagsorden og beslutninger indføres i referatet.
Formanden har ansvaret for, at bestyrelsens beslutninger udføres.

Stk. 14

Den nødvendige information af bestyrelsens beslutninger varetages af ledelsen og bestyrelsen i samarbejde efter drøftelse med formanden.

Stk. 15

Bestyrelsens forhandlinger er omfattet af tavshedspligt med hensyn til de forhold, som medlemmerne i medfør af hvervet måtte blive bekendt med og hvis hemmeligholdelse ifølge Forvaltningsloven eller sagens natur er påkrævet, herunder alle personoplysninger.

Stk. 16

Alle bestyrelsesmedlemmer underskriver en tavshedserklæring.
Tavshedspligten indskærpes nye medlemmer på det første møde efter valget.
Tavshedspligten ophører ikke ved udtrædelse af bestyrelsen.
Institutionens personale er ligeledes omfattet af reglerne om tavshedspligt.
Af denne grund er bestyrelsesmøderne lukkede, og udenforstående kan kun deltage efter invitation fra institutionens bestyrelse.

Stk. 17

Denne forretningsorden, der er i overensstemmelse med institutionens vedtægt, kan kun ændres ved kvalificeret flertal.
Samtlige bestyrelsesmedlemmer underskriver ved deres tiltræden forretningsordenen, uanset om de har stemt for eller imod.
Den underskrevne forretningsorden opbevares sammen med mødereferatet.
Enhver, der måtte ønske det, kan rekvirere en kopi af forretningsorden.

Forretningsordenen for Overlade Friskole og Børnehus er således vedtaget på bestyrelsesmøde afholdt den 15.03.2018

Forretningsorden for Overlade Friskole og Børnehus